Zwembad | Waterskibaan De IJzeren Man verwerkt persoonsgegevens. Wij willen u hierover graag duidelijk en transparant informeren. In dit privacy statement wordt een overzicht gegeven van de verwerking van persoonsgegevens door Stichting Zwembad De IJzeren Man.

Wat zijn persoonsgegevens?

Een persoonsgegeven is elk gegeven die iets over een natuurlijk persoon zegt, bijvoorbeeld een naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, leeftijd etc. Maar ook foto’s of video’s kunnen worden gezien als persoonsgegevens. Op het moment dat andere deze persoonsgegevens van je vragen of opslaan, moet hier zorgvuldig mee worden omgegaan.

Van wie verwerkt de IJzeren Man persoonsgegevens?

Het zwembad verwerkt persoonsgegevens van verschillende personen met wie we direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Hier vallen onder andere onder:

• Abonnementhouders van het zwembad en/of de waterskibaan (WSB)
• Deelnemers van zwemlessen, lesgroepen, activiteiten, Swim2play of bezoekers of deelnemers activiteiten WSB
• Bezoekers, die worden vastgelegd door de bewakingscamera’s
• Personen die interesse tonen in een abonnement/deelnemer activiteit bij het zwembad/WSB of ooit een lidmaatschap hebben gehad
• Medewerkers, oproepkrachten en vrijwilligers

Waarvoor verwerkt Stichting Zwembad De IJzeren Man persoonsgegevens?

Als u een abonnementhouder wilt worden van het zwembad of de waterskibaan of een andere relatie hebt met het zwembad/WSB, hebben we uw persoonsgegevens nodig. Met behulp van uw gegevens kunt u op een juiste wijze ingeschreven worden als lid/deelnemer. Daarnaast zijn deze gegevens nodig voor praktische zaken, zoals administratieve processen.

Met de gegeven kunnen we u zo goed mogelijk van dienst zijn. Zo kunnen we de gegevens gebruiken om u te informeren over bepaalde zaken met betrekking tot een lidmaatschap/activiteit of iets dergelijks. Daarnaast vergemakkelijkt het invullen van uw gegevens bij het stellen van een vraag de hulp die we u kunnen bieden.

Daarnaast kunnen de gegevens ook gebruikt worden voor promotie- of marketingdoeleinden. Zo kunnen we u informeren over een nieuwe activiteit. Wilt u hier niet meer voor benaderd worden, dan is er de uitschrijfmogelijkheid.

Worden er bijzondere persoonsgegevens verwerkt?

Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras.

De IJzeren man verwerkt alleen bijzondere persoonsgegeven als dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening, zoals de gezondheidsgegevens voor de zwemlessen en/of andere activiteiten.

Deze gegevens worden enkel gebruikt door de werknemers die er toegang toe moeten hebben om de veiligheid in het zwembad te kunnen waarborgen.

De bijzondere kenmerken die wij ontvangen van de school over kinderen waarbij het noodzakelijk is dat wij dit weten voor het Swim2play en/of vangnetgroep, worden alleen beschikbaar gesteld aan het zwembad indien hier uitdrukkelijk toestemming voor gegeven is door de ouders. Deze gegevens worden in het beveiligde systeem opgeslagen zodat hier rekening mee gehouden kan worden door de zweminstructeurs. Zodra deze bijzondere persoonsgegevens niet langer noodzakelijk zijn, worden ze verwijderd uit het systeem.

Hoe worden de persoonsgegevens verwerkt?

Uw akkoord

Door het invullen van een formulier met uw gegevens en/of het inzenden van uw gegevens geeft u ons uw akkoord voor het verwerken van uw persoons gegevens, die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening.

De gegevens worden zorgvuldig en niet langer dan noodzakelijk bewaard. We bewaren ze alleen voor gebruik binnen het zwembad en met het doel waarvoor ze zijn verwerkt. Ze worden opgeslagen in een algemeen online systeem, Recreatex, waar alleen medewerkers toegang tot hebben die hier gelet op hun functie toegang toe moeten hebben. Deze online systemen zijn alleen toegankelijk voor medewerkers met inloggegevens en wachtwoorden. Wij zullen uw gegevens, zonder uw uitdrukkelijke toestemming, nooit voor andere doeleinden gebruiken of verstrekken aan derden.

Abonneegegevens

Onze abonnees moeten hun persoonsgegevens invullen op een formulier. Deze gegevens worden vervolgens door een van de medewerkers in het systeem ingevoerd. Voor enkele activiteiten kunnen de gegevens ook al online ingevuld worden waarna ze in het systeem worden verwerkt. Verzending van uw gegevens gebeurt veilig.  Hierna kunnen alleen de receptionisten, die moeten inloggen met een  persoonlijke code er via dit systeem bij. Daarnaast kunnen de coördinatoren, marketing medewerkster, de administratie en de directeur er met hun persoonlijke inlogcodes bij.

Deze gegevens worden opgeslagen in Recreatex.

Videobeelden

De beelden die de bewakingscamera’s opnemen worden twee weken opgeslagen op de computers van de medewerkers die hier gelet op hun functie toegang toe moeten hebben. Deze computers zijn alleen toegankelijk met hun eigen inlogcodes. Daarna moeten ze de inlogcodes voor het systeem van de camerabeelden invoeren. Mocht er een incident zijn geweest, dan worden de beelden opgeslagen op de harde schijf  voor een langere tijd om eventueel overhandigd te kunnen worden aan de politie.

Kinderfeest organiseren

Om een kinderfeest te geven bij De IJzeren Man, werken we met een online reserveringssysteem wat gekoppeld is met ons kassaysteem, namelijk Recreatex. Bij dit systeem kunnen alleen de medewerkers inloggen die deze gegevens nodig hebben om deze activiteit te realiseren.

Website

De website van Zwembad| Waterskibaan De IJzeren Man verzamelt data over website bezoeken. Dit is geen persoonlijke informatie over de bezoeker, enkel de aantallen om dit te registreren. Er zijn cookies op de website geïnstalleerd.

Hoelang worden mijn gegevens bewaard?

Gegevens gerelateerd aan je lidmaatschap en/of deelnemers activiteiten bewaren wij zorgvuldig in Recreatex.

Na uitschrijving worden gegevens na de bewaartermijn onomkeerbaar geanonimiseerd en zijn nimmer meer herleidbaar tot een persoon. De geanonimiseerde data wordt gebruikt om statistische informatie zoals bezoekers/deelnemers over de jaren heen, juist te kunnen blijven genereren. Voor het bewaren van deze gegevens gelden de wettelijk bepaalde voorschriften. Voor zover fiscaal verplicht, worden de gegevens na de bewaartijd van 7 jaar verwijderd/gewist.

Welke regels gelden bij de verwerking van persoonsgegevens?

Bij de verwerking van persoonsgegevens is het Zwembad gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving.

Procedure melden van datalekken

Van een datalek is sprake wanneer persoonsgegevens in handen vallen van derden die geen toegang tot die gegevens zouden mogen hebben. Een datalek is het gevolg van een beveiligingsprobleem.

Plan van Aanpak bij een datalek:

• Wanneer een datalek wordt geconstateerd dient dit direct bij de directeur gemeld te worden.
• De directeur informeert ons ICT bedrijf, die onze computers en systeem beveiligd, en de marketing-communicatiemedewerkster (MC).
• Het ICT bedrijf onderzoekt wat er gelekt is en in overleg met directeur, Gantner Group en medewerker MC wordt in kaart gebracht wat de gevolgen zijn voor de personen van wie de persoonsgegevens gelekt zijn. Waarbij uitgezocht wordt:
  • de aard van de inbreuk;
  • de instanties of persoon waar meer informatie over de inbreuk kan worden verkregen;
  • de aanbevolen maatregelen om de negatieve gevolgen van de inbreuk te beperken;
  • een beschrijving van de geconstateerde en de vermoedelijke gevolgen van de inbreuk voor de verwerking van persoonsgegevens;
  • de maatregelen die de organisatie heeft genomen of voorstelt te nemen om deze gevolgen te verhelpen.
• De directeur doet, zo nodig, de melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Privacy rechten van personen

Als persoon worden jouw gegevens opgeslagen. Dit gaat samen met enkele rechten. De belangrijkste hiervan zijn het recht om een verzoek te kunnen doen dat jouw gegevens gewist worden uit het systeem. Daarnaast is er het recht om eigen persoonlijke gegevens op te vragen.

Bij Recreatex kan de persoon zelf inloggen en zijn/haar gegevens inzien. Bij alle andere systemen is dit niet mogelijk en zal er dus een verzoek moeten worden gedaan bij het Zwembad.

Wijzigingen privacy beleid

Stichting de IJzeren Man behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacy beleid. Je kunt dit privacy beleid raadplegen via de website: www.zwembadweert.nl

Bij het invullen van formulieren wordt altijd verwezen naar dit privacy statement.

Wij doen er alles aan om de privacy van betrokkenen te borgen en de persoonsgegevens die wij verzamelen rechtmatig te verwerken en goed te beschermen. Mocht u hier toch vragen over hebben of  over onze privacyverklaring in het algemeen, dan kunt u een e-mail sturen naar info@zwembadweert.